「仕事は忙しいやつに頼め」とか言ったやつどこの誰だ！
おかげでくそしんどいわ！！！
もう2022年あたりからパンク寸前であります。
いきなりすいません。ショリーです。
いや言わんとしてることはわからんでもないんですよ。
基本的に僕も忙しさゆえに仕事の玉離れを早くしないといけないから、依頼された途端にきた仕事を即、捌くんですが、それって基本的にその仕事が「渡された途端にすぐ捌ける仕事かどうか」だと思うんですよね。
例えばこないだ、
早出しないといけない朝に、出社したら机にメモがありました。
上司から「営業車の整備の予約とってください（上司の営業車のリース会社へ）」
とかって書いて仕事を渡されたんですね。
そうなると、こっちは早出なのですぐに会社をでないといけない状況だから、一旦メモだけ持って会社を出るわけです。
つまりその場で即さばくかっていうと、そうじゃないんです。朝早いからその車の点検する会社も予約電話がつながらないので、メモを持ち歩いて、メモを見れるタイミングになったら、それを処理するんです。
これって忙しくないやつがやっても同じでしょ。
仕事を渡してその後即処理してほしかったら、仕事の依頼の仕方として「メモを机においておく」とかじゃなくて「いきなり電話して言い渡す」方がすぐに処理しますよね。仕事を受ける方も忘れるから。
何が言いたいかっていうと、
「仕事は忙しいやつに頼め」なんてものはただのパワハラ！！
で「自分の仕事に集中できる組織づくりをしない人の怠慢」だということ。
そら上の人は
「お前に期待してるからお前に仕事を頼んだんだ」
とか都合のいいこというけど、それ本人にそう言う形で伝えたら、
何言ってんのコイツ
としか受け取らないからな。
とまあ半分以上愚痴になってしまったが、今回のテーマは
「急ぎの仕事が立て込んでしまった時の対処法」
です。
大前提、残念ながら必ず仕事は「急ぎの仕事は立て込む」。もう僕はそう思うことにしました。
この世の中、急ぎの仕事だらけになるに決まってる。人手不足で、いらねえ情報過多。
しかもみんな何故か不幸せそう。
仕事なんか雑になるに決まってる。自分も含めてね。
だから早く仕事を処理できるようにしよう！なんて理想像は捨てる。勿論急ぎなら急ぎなりに各所に掛け合うことはするが、急ぎでやれ！って関係者に指示できるのは権力がある人のみ。ビジネスの世界、権力なんてない人の方が多い。自分もしかり。
大事なのは、
相手に仕事の進め方や方向性などを早く提示して、懸念も共有して、確実に遂行していくこと。
それを目標にする。
営業9年目になって思ったが、仕事って
「業界の川下から川上へのくそ雑伝言ゲーム」だから、そんなの色んな立場も環境も違う人間同士がやり合ってうまくいくわけなんかない。
「自分のところに仕事がくる時は時間が経ってもう腐りかけの仕事なんだ」
そういう覚悟で待ち構えないと、期待外れで損するだけだ。
こんな人におすすめの記事です。
職場で自分が一番年下で、いろんな人から仕事を頼まれがち…
急ぎの仕事の優先順位が決められない…
メールチェックが苦手…
急な仕事はなぜ発生する？発生原因を特定できないだろうか
まずは急ぎの仕事の発生源を抑えたいところ。
まず大きく分けて3タイプあるだろう。①自分由来②お客さん由来③社内由来。
①自分由来は、シンプルに自分がタスクの対処漏れがあり、仕事が腐ってしまってばたつくパターン。
僕も最近ではメールを処理するのもままなってないので、基本のきの「メールの処理」から対策を考える。
②お客さん由来は、自分の普段やりとりしている人に対してしか基本的にコントロールはできない。もっというと、普段やりとりしている人でさえコントロールは不可能だ。
だから、せめて「普段のやりとりからお客さんに対して先手を売って、ボールを投げ返して対処をするようにしておく」。こっちがボールを持ったまま終わっていいことはない。
３つ目は同じ会社内由来。社内文化として、
・無茶振りみたいな納期の社内提出物やタスクが湧きがち。
または
・皆が忙しく、仕事の受け渡しが行き交っている。
うちの会社はどちらも。
さっさと辞めたい。
具体的対策①大嫌いなメールチェックの漏れを無くす。
僕はメールチェックが大嫌い。
メールチェックって、仕事の発生の瞬間の割に、誰にも褒められるわけでもないし、時間もかかるし、読むのだるい。そして見る暇もそもそもない。めっちゃきらい。
だからついつい、
メールチェックをせずに目前の緊急のタスクに集中してしまいがち…。
一個一個終わらせるのは確かに大事なのだが、これではメールボックスにきている仕事も腐ってしまって急ぎの仕事に変貌しかねない。これでは急ぎの仕事の自転車操業になってしまう。
どうやったら毎日決まった時間に漏れなくできるか。
楽しくないなかでどうやるか？
案として最初に思い浮かぶのは「日向坂46の松田好花さんに頭撫でられながらやる」としかない。
夢が叶ったらいいな…。
対策①リフレーミングする。
さて、こういうときはメンタリストDaiGo氏のやっている動画サービスDラボで動画を漁ってヒントを探ろう。
今までの僕は
「メールチェックは売り上げを産まないどうでもいい仕事。それより目前に忙しい仕事があるから一旦置いておこう」という認識。
それをこう認識を変える。
「メールチェックをちゃんとやらんと、タスク管理がそもそもできないダメな大人」とリフレーミングする。基本のき過ぎてすいません！
そして対策②として「if:thenプランニング」を導入する。
簡単に言うと、「もしAが起きたら、Bをする」と予め決めておくことだ。
メールチェックをするときは「ご褒美とやる時」を決める。
デフォルトではメールチェックは1日朝9時、昼12時、晩17の3回、1回20分と決める。
ちなみに世の中的には一日平均受信数34通。かける時間は77分らしい。
僕は一日70通くらいはきますので、本来は純粋に2時間かかる。うんこか。
メールチェックをするときはおいしいコーヒーを飲んでもいいを追加しよう。
そして「もしもめちゃくちゃやなタスクが目前にきたらメールチェック挟む。」とする。
例えばクレームの謝罪とか。そして流れを作っておく。
＜流れ＞
・めちゃくちゃヤなタスクの発生
・瞑想
・メールさばく5分
・めちゃくちゃヤなタスクやる。
こんな感じ。
相対的にメールチェックがまだマシに見えて手をつけやすくする作戦だ。
具体的対策②「急ぎの仕事」を細分化する。
今までは急ぎの仕事が何個もあったら、イメージ的には全部横並び一線にしてしまっていたイメージだった。つまり急ぎの中でもどれを最も急ぐのか、メリハリがないイメージ。
しかし、上述の通り、基本的には社内外全員「急ぎで…」と言ってくる。
よって急ぎの仕事の順位づけ、および順位づけの基準を考えておく。
まず急ぎの仕事リストを作る。その中でも何からやるか、決める。
全部「急ぎ」と言われたら
- 未知の量（多いならとりあえず手をつけてみて、依頼者に「方向性だけ合ってるか教えて！」と聞いて全体像を把握する）
- 上司から自分の評価が下がるか下がらないか（下がる場合「今これもあるからこっちもやって、これもやりますから！」とする。）
- リカバリーがきくかきかないか
- 交渉で不利になる
- 絡む人の多さ（待たせる人の多さ）
- あとに回した後に、気まずい感じになるかどうか
これを基準に順位づけをするようにする。
具体的対策③アサーションを駆使して納期を伸ばすか、人に振る
急ぎの仕事は上述の通り、常にあるのが普通だ。
よって、場合によっては人に振らざるをえないこともある。というか、振る方がいい。
基本的に「自分がやる方が望ましい（内容的にも効率的にも）」はあるが、
「自分しかできない仕事はない」と思った方がいいな。誰がどうやっても結果に影響が出ない所謂「作業」はズバズバ人に振ってしまおう。
大抵は無理に仕事を受けて、無理なお願いをしてきた人を心の底で恨むか、うまく捌けず自分の評価を落として
せっかく仕事受けたのに、なんなのこの罰ゲーム…
ってなるのが関の山。
なので、その時点で自分が抱えていたものを含め、人に触れるものは振るようにする。
そこで大事なのがアサーションという考え方。僕はこの本で勉強しました。
簡単に言うと、「相手も自分も大事にするコミュニケーション」のこと。
あまりにも忙しくて助けてほしいことを伝える。もちろん断られることも想定して、受け止める準備はする。依頼するセリフとその断られたときの反応も準備しておくこと。
大事なのは人に振る時のマナーを持ちつつ、人にお願いのアポをとる。
急ぎで自分が仕事を頼まれたからといって自分も人に急ぎの感じで頼んだら、急ぎの連鎖が生まれてしまう。
この本によると、アサーションのポイントはこの3つ。
1自分の思いを確かめる
2事実や状況を共有する
3提案は具体的に述べる
平木典子. 『アサーション入門――自分も相手も大切にする自己表現法 』. Kindle版. 講談社現代新書. 2012年, 176ページ
そしてこれを抑えつつも普段使いできるようにセリフを考えておくことが推奨されている。
1あなたの今の気持ちは？怒りや不満の感情が目立っていないか
他にあなたが感じていることは？
2あなたが対応しようとしている相手の共通に分かり合える状況はないでしょうか。客観的にわかりやすい状況を取り出してみましょう。
3提案は具体的にしますか
4その提案に対して合意された時と合意されなかったときのあなたの対応の選択肢も考えておきましょう。
相手がイエスのときもノーの時も葛藤を恐れないで対応してみましょう。
平木典子. 『アサーション入門――自分も相手も大切にする自己表現法 』. Kindle版. 講談社現代新書. 2012年, 176ページ
例えば定時過ぎにどう考えても今日これからやるには時間がかかりすぎる仕事を上司から頼まれた、というような場合。
このような時には「上司の役に立ちたい思い」と、
実際には「残業が今月は規定を超えそうなことなどのジレンマがある」ことを率直に伝えたり、
田中部長は今どんな状況で、その仕事を私に依頼してきていただいたのでしょうか？
なども聞いてみたりすればより相互的な自分も相手も大事にしようとするコミュニケーションになる。
そして納期を伸ばしてもらったり、納期に間に合わなかった時に情状酌量してもらったり、
他の人に振ってもらったりしてうまいことやろう。
基本的には上司の仕事を断るのは、関係性に響いても良くないしギブアンドテイクのテイクだけしてはだめ。ギブもしよう。
ギブをするガイドラインとしては、今すぐ5分でできるギブはすぐしよう！
そしてアサーションも使いつつ普段からのコミュニケーションも大事だ。
自分が会社内で必要以上に舐められないことだ。
Dラボで学んだこととしては、会社内で権力の座に付きやすい人の特徴として下記があった。
参考Dラボの動画. 「社内で自由になるための5つの権力獲得戦略〜社内政治力を身につける科学」. https://daigoblog.jp/internal-freedom/, (20230421).
- 批判的な意見をはっきりと言う人の方が頭がよさそうに見える
- 主体性がある様に見える
- 否定的 現実的意見は知性がある様に見える
こういう行動をとって、普段から助けてもらいやすいようにしておこう。
あと自分の背景に多くの人との関係性がチラつく人は裏切られにくいらしい。敵に回すと色々な人が敵に回りそうですからね。
具体的対策④郷にいれば郷に従え！
とはいえ急ぎの仕事を抱えまくって、どうしようもならない時も出てくるだろう。
人に全部振れるときばかりではない。
そんな理不尽が続いたら、さくっと社内文化に迎合（その文化を受け入れて、折り合いをつけていくイメージ）して、社内政治の勉強をして、その会社で学べることは学び尽くして、会社を辞めよう！
社内政治なんてめんどくさいと思うが、仲間を増やしながら出世したら、出世しても楽になる。
仲間を増やす能力はどんな世の中でも必要だから社内政治をうまくなろう。
社内での評価のあげ方については、自分も頑張るんだけど、上司から見えやすいところで努力すると評価されやすい。
なので社内ルールを順守したり見える成果はきっちり残していこう。日報作成とかめんどくさいけど効率化して、上司に
こいつは毎日日報をあげてくるし、ちゃんと仕事をしているな
と思われるようにしよう。
何がその会社で評価される軸になるのかをアンテナはりながら、
上司がさらに上の役職の人に会社内で「お前の教育はいいな！」と褒められる勢いで目に見える成果をあげて、人を巻き込んで色々な経験をしてスパッと辞めてやろう。
もしくは、味方が増えて、時間的に余裕が出てきたら、こっそり副業をしてサイドFireといきましょう。
まとめ
いかがでしたか。
このように普段の仕事の時から人に助けてもらいやすくするように、仕事の仕方を考えぬいて参りましょう。
このように色々書いてきましたが、まずは自分のスキルを磨いて、対処していくようにしましょう。
でも他人を変えるより、自分や環境を変える方が確実かつ即効性も高いです。
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「どこの会社も同じか…」なのか、「こういう労働環境で働いてみようかな」なのか検討してみるのも一つです。
さあ週明けからも頑張りましょう…。
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