「これ業務の範囲外だろ！」な仕事を後回しにしない対策

食品業界の原料をつくるメーカー会社で働いている。入社した時は総合職として採用をもらっているが、現在はBtoBで営業をしている。

お客さんの要望を聞いて回って、提案資料を出して、工場と打ち合わせして、受注に関する社内処理して、在庫管理して、という日々を送っている。多忙すぎる。

毎月実質残業だけで60～80時間くらい働いている。

仕事にあれこれケチをつけてはいけないのはわかっているが、ありますよね。こういう時。

営業職として働いていて、客先にも仕入先にも振り回されている中、わざわざ営業がやらなくてもいいようなどうでもいい仕事を押し付けられることって、ありますよね。

今回は例えでコピーを出しましたが、

・顧客情報をエクセルにまとめる

・商品の仕様書を作るためにデータ取る

とか、そういう「営業職がやるべき仕事ではないが、事務職の人に頼むには時間もかかるし頼みづらいから」っていうような理由で営業職にきたりします（うちの会社だけかもしれないけど）。

営業の仕事はお客さんに売り込んで、売り上げを、あげることなのに、関係ない仕事ばっかりしてる

…数日後…

って後回しにしがち。

そしてそういう仕事が意外と大事だったりして、

みたいなやり取りが発生する。

いや、そりゃ俺だって時間あったらやってるよ！

「じゃあ暇なやつに頼めよ！！」とか「タイムカード見て業務時間少ないやつに頼め！」とか色々言いたいことはあるのだが、なんとか我慢してきた。

勿論、断れれば一番いいのだが、うちの会社の場合もれなく全員忙しい。

前にこの仕事をやらないでいいようにできないか上司に相談したが、

「じゃあ誰がやるんだ。人を雇うのにだって金がかかるんだ」

的な話になった。ダメだこりゃ。

というわけで、働き方改革の要望は引き続き出すとして、

「多忙の中どうやったら、営業職の業務範囲外の仕事を後回しにせずにやっていくか」

を考える。特に僕が一番気をつけないといけないと感じているのは「生産調整」だ。

営業がやらなくてもいいのに、在庫を切らしてて、お客さんがそれがないことによって、お客さんの工場で商品が作れないとなったら営業が受けるお客さんのとの信頼関係ダメージが甚大。

なので多忙な時に「生産調整」をどうやったらもれなくやっていけるかを考える。

うちの製造部が商品を作ってくれればいいのだが、工場は常に人手不足のため、製造依頼をしたら明日には作れる、なんて状態ではない。

なぜ社内の仕事を後回しにしてしまうのか

もちろん根本的に、「業務量が多すぎる」というのはあるとして、優先順位を高くしておけば後回しには当然ならない。

なぜ優先順位を低くしていたのかというと、顧客の仕事ではなく、どちらかというと製造部の製造予定を調整するという社内の仕事なので、

「最悪社内調整はなんとでも相談できる」という認識でいた。

かつ

「なんでここまで営業が調整しないといけないんだ！お客さんがいるって言ってるんだからいるでしょう！」

という気持ちもあったので、他の見積提示など「顧客に関わる営業的な仕事」と「生産調整」を天秤にかけた時に、後回しにされがちだった。

他の仕事で長時間頑張ってるから、この生産調整の仕事が終わらなくてもしょうがないとどこか開き直ってしまっていた。それを繰り返していた。

対策①後回しにしがちな仕事以外やらない状況を作る

対策の１つとして、有給休暇と在庫管理をセットにして、毎月１回は有給をとって、強制的に時間を作れるようにして、社内外に時間をとられないようにする。

なんで後回しのままになってしまうかという要因として、せっかく社内業務として生産調整のための時間をとっていたとしても、社内外からも連絡はきてしまうので、仕事は増える状況だ。

ということでせめてお客さんにも社内でも

と思われるために有給をとる。

もちろん有給なので休まないといけないのだが、それくらいしないと社内外でオフィシャルに連絡が取れなくてもしょうがないとならない。

それか「嘘の研修」を入れておいたりして、

としておけばよっぽどの緊急事態でもない限りは「じゃあしょうがないな」という感じになる。

それか「お客さんと同行して営業してた」とかでしょうか。誰にもバレない嘘を考えてみましょう。

僕は自分がちゃんと自分の責任を果たすためにつく嘘はOKだと思っています。

嘘つきすぎて社内外で信頼関係を失ってはいけないので、ほどほどに。

方法②他の人にも協力してもらいリマインドしてもらう

とはいえ社内申請を回していくなど、他の人が絡む仕事が立て込んでいると、当然他の仕事を優先してしまい、生産調整があとまわしになってしまう。

そこで後回しにしてしまっていないか「２段構え、３段構え」の対策をあらかじめ立てておくようにする。

例えば、社内の事務員さんに

とかだ。

他には、大抵の営業職の場合、月初や月末に営業成績の見込み数字を会社に報告すると思うので、その時に各得意先ごとに案件をまとめたりする時間が出てくる。その時に売上利益以外にも下記をまとめておく。

などをまとめるようにして、事務員さんにも共有をする。

そうすることで自分の行動予定も管理できるし、

事務員さんにも「何日か後にこんな依頼がきそうだな」と受ける準備をしておいてもらえる。

コレ専用の報告フォーマットを用意しても管理が大変なので、SFAやJootoなどのタスク管理と共有がしやすいツールで行うとよいだろう。（ちなみに僕はJooto派）

３段構え目としては、「if thenルールを決めておく」という手法がある。

これはメンタリストDaiGo氏の動画『意志の力に頼らずに行動力を上げて「やりきる心理学」』というもので出てきたのだが、「もしもこうなったら、その時はこうする」というルールを自分であらかじめ決めておく。というものだ。

僕の決めたルールは

if：もし提案など人間関係を構築する営業活動で嫌なことがあったら、

Then：家に即帰って生産調整の仕事しかしない

と決めておくことだ。

生産調整の仕事って、メールおくったり計算したり、人と絡むようなことが少ないので、人との関係に疲れた時の「逃げの手段」としておけば、取りかかるきっかけになるだろう。

対策③「自分がやらなくてもいい」という認識を変える（リフレーミング）

繰り返すが、なぜ後回しにしていたかというと、「自分がやるべき仕事ではない」もっというと「注力すべきじゃない」としていたからだ。

その仕事に対する捉え方を変える。つまりリフレーミングをする。

「自分がその仕事をしないといけないという状況に納得いってない」から後回しになる。

「生産調整＝営業にとっていらない仕事」ではなく

「生産調整＝適切なタイミングであらかじめ工場に情報を流したりすれば、バタバタしないから、①客先②社内（自分と事務員さん）③製造部にとってもうれしい、人にやさしい、喜ばれる仕事」

という認識に変えるようにする。

実際は製造部から「あらかじめ情報くれてありがとう！」なんてわざわざ言われないんだけど（そのくらい言ってくれてもいいけどな！）、そういう価値ある仕事だと捉えるようにして、デスクに貼りだしておく。そうしないと人は忙しいと忘れる。

メンタリストDaiGo氏の動画「集中できない本当の理由がわかる24問【集中力タイプ診断】」という解説動画でも

この３点が集中力をもって作業にかかるポイントとされていた。

それを忘れないようにする。

まとめ

以上です。

こんだけ対策をつらつら書けば、さすがに明日からの僕も頑張るだろう。

でも根本的にはよその会社もだけど、働き方改革がまだまだ進んでないんだろうな。

もっと働き方がよくなるようになっていけるような提案を社内でもしておくようにしようと思う。